כנסים מקצועיים ואירועי תוכן הפכו לכלי משמעותי להעברת מסרים, חיזוק המותג ובניית מערכות יחסים עם לקוחות, עובדים ושותפים. כשמתכננים כנס, נדרשת תשומת לב לפרטים רבים שמשפיעים על הצלחת האירוע ועל החוויה שיקבלו המשתתפים. בואו נעבור על השלבים החשובים שיעזרו לכם להפיק כנס מוצלח, שישאיר רושם חיובי על המשתתפים ויענה על המטרות שהגדרתם.
השלב הראשון: הגדרת מטרות וקהל יעד
כשמתחילים לתכנן כנס, השאלה הראשונה שחייבים לשאול היא – מה המטרה שלו? האם הכנס נועד לחשוף מוצר חדש? אולי מדובר בכנס הדרכה לקהל לקוחות? או שזהו אירוע גיבוש לעובדים? הגדרה ברורה וממוקדת של מטרת הכנס תסייע לכם בכל ההחלטות בהמשך הדרך. לאחר הגדרת המטרות, חשוב לאפיין במדויק את קהל היעד. מי יגיע לכנס? מה מאפיין את המשתתפים? זה יכול להיות עובדים מהארגון, לקוחות קיימים או פוטנציאליים, אנשי מקצוע מתחום מסוים או קהל רחב יותר. הבנה טובה של צורכי הקהל והמאפיינים שלו תאפשר לכם להתאים את התכנים, לבחור מרצים רלוונטיים ולהעריך את מספר המשתתפים.
תכנון תקציב הכנס
הכנת תקציב מפורט היא שלב הכרחי בתכנון כנס. רשימת ההוצאות בדרך כלל ארוכה ועשויה לכלול:
- שכירת אולם
- ציוד הגברה ותאורה
- כיבוד והסעדה
- עלויות מרצים ומנחים
- חומרים מודפסים ושילוט
- מתנות למשתתפים
- פרסום ושיווק האירוע
חשוב לבצע אומדן ראשוני ולאחר מכן לפנות לספקים שונים לקבלת הצעות מחיר. נהלו משא ומתן ובדקו אפשרויות שונות – אבל זכרו שהמחיר הזול ביותר לא תמיד משקף את האיכות הטובה ביותר. ניתן לממן את הכנס באמצעות גיוס חסויות. חברות שפועלות בתחומים משיקים לנושא הכנס עשויות להיות מעוניינות לקחת חלק באירוע תמורת חשיפה. אפשר גם לשקול הקמת מתחם שבו ארגונים שונים יוכלו להציג את מוצריהם או שירותיהם בתשלום.
בחירת מיקום מתאים לכנס
יש לבחור במקום שיענה על הצרכים מבחינת גודל, נגישות, תשתיות טכניות ותקציב. כיום עומדות לרשותכם אפשרויות מגוונות. אפשר לבחור באולם כנסים במרכז שמציע חבילות הכוללות שירותי קייטרינג וציוד טכני, או לשקול מלונות, מרכזי קונגרסים ואפילו מוסדות אקדמיים שמתאימים לאירועים מקצועיים. בבחירת המיקום כדאי לבדוק:
- האם יש מספיק מקומות ישיבה לכל המשתתפים?
- האם המקום נגיש מבחינת תחבורה ציבורית וחניה?
- האם יש תשתית טכנית מתאימה (הגברה, מקרנים, חיבור לאינטרנט)?
- האם האקוסטיקה במקום מתאימה להרצאות?
- האם קיימים אזורים לנטוורקינג והפסקות?
איך מארגנים כנס עשיר בתוכן?
לב הכנס הוא התוכן שלו. לאחר שהגדרתם את המטרות וקהל היעד, הגיע הזמן לתכנן את נושאי ההרצאות והפאנלים. הנושאים צריכים להיות רלוונטיים ומעניינים ולתת ערך למשתתפים. כדאי לשלב בין תכנים מקצועיים לבין הרצאות בעלות אופי כללי יותר. בבחירת המרצים, התמקדו באנשים עם:
- ידע וניסיון בתחום הרלוונטי
- יכולת הופעה טובה מול קהל
- תחושת סמכות ומקצועיות
- יכולת להעביר מסרים בצורה ברורה ומעניינת
תכננו את לוח הזמנים של הכנס בקפידה. החליטו האם הכנס יתקיים ביום אחד או יותר, מהו אורך כל הרצאה או פאנל, מתי יתקיימו ההפסקות ואיך יזרום היום כולו. זכרו שקשה לקהל לשמור על ריכוז לאורך זמן, לכן חשוב לשלב הפסקות.
ליווי והכנת המרצים
לאחר שבחרתם את המרצים המתאימים, חשוב לקיים איתם תיאום ציפיות ברור לגבי התכנים שיועברו בכנס. הגדירו בצורה מדויקת את הנושאים שכל מרצה אמור להציג, את משך ההרצאה ואת הסגנון המתאים לכנס. שתפו את המרצים בתוכנית המלאה כדי שיוכלו להתאים את הרצאותיהם זו לזו וליצור זרימה טבעית בין התכנים.
