2. ניתוח השפעות עסקיות
בשלב זה עליכם לזהות את התהליכים והמשאבים הקריטיים בארגון ולהעריך את ההשפעה שתהיה להשבתתם. כדאי לשאול:
- אילו תהליכים הכרחיים לתפקוד הבסיסי של העסק? למשל, מתן שירות ללקוחות קיימים בדרך כלל יהיה בעדיפות גבוהה יותר מאשר פעילויות שיווק חדשות.
- מהם משאבי המידע החיוניים ביותר?
- כמה זמן יכול העסק לתפקד ללא כל מערכת או תהליך?
- מהן העלויות הישירות והעקיפות של השבתה?
ניתוח זה יעזור לכם לקבוע סדרי עדיפויות בשיקום המערכות ולהקצות משאבים בצורה יעילה.
3. פיתוח אסטרטגיות התאוששות
לאחר שזיהיתם את התהליכים הקריטיים, עליכם לגבש אסטרטגיות להתאוששות מהירה. אסטרטגיות נפוצות כוללות:
- גיבוי נתונים: הקפידו על מערכת גיבויים סדירה עם אחסון מרוחק ובדיקות שחזור תקופתיות.
- אתרים חלופיים: זיהוי מיקומים חלופיים מהם ניתן להמשיך בפעילות.
- יתירות במערכות: הקמת מערכות כפולות שיכולות להחליף זו את זו בעת הצורך.
- הסדרים עם ספקים: הסכמים מראש עם ספקי שירות שיסייעו בשעת חירום.
נוהל התאוששות מאסון אפקטיבי דורש התאמה מדויקת לצורכי הארגון הספציפיים והקצאת המשאבים הנכונים.
4. בניית תוכנית תגובה מפורטת ותהליכי ביצוע
תוכנית התגובה היא למעשה המדריך המעשי שמפרט את השלבים שיש לבצע בזמן אמת. היא צריכה לכלול:
- שרשרת פיקוד ברורה: מי מקבל החלטות ומתי?
- תהליכי הערכת מצב: כיצד לאבחן את חומרת האירוע והיקף הנזק?
- תסריטי תגובה מפורטים: צעדים ספציפיים לכל סוג של אסון.
- נהלי תקשורת: מי מתקשר עם מי, ובאילו אמצעים (במיוחד אם התקשורת הרגילה אינה זמינה)?
- תוכניות לשיקום הדרגתי: כיצד לחזור לפעילות מלאה בצורה מסודרת?
חשוב שהתוכנית תהיה כתובה בצורה בהירה ונגישה, כך שניתן יהיה להשתמש בה גם בתנאי לחץ.
5. תרגול, בדיקה ועדכון התוכנית
נוהל התאוששות מאסון אינו מסמך סטטי שנכתב פעם אחת ונשכח. זהו תהליך מתמשך שדורש:
- תרגולים שוטפים: ביצוע סימולציות של תרחישי אסון שונים לבדיקת מוכנות הצוותים.
- בדיקות טכניות: וידוא שמערכות הגיבוי והשחזור פועלות כמצופה.
- עדכונים תקופתיים: התאמת התוכנית לשינויים בארגון, בטכנולוגיה ובסביבה העסקית.
- הכשרת עובדים: הטמעת הנהלים בקרב כל העובדים והקניית המיומנויות הנדרשות.
מומלץ לקיים לפחות תרגיל אחד בשנה ולעדכן את התוכנית בהתאם ללקחים שנלמדו.
הבדלים בין נוהל התאוששות מאסון (DRP) לתוכנית המשכיות עסקית (BCP)
לעיתים קרובות יש בלבול בין שני המושגים הללו, אך הם למעשה משלימים זה את זה:
- נוהל התאוששות מאסון מתמקד בעיקר בהיבטים הטכניים של שיקום המערכות והתשתיות לאחר אירוע.
- תוכנית המשכיות עסקית עוסקת בהיבטים רחבים יותר כמו הפעלת העסק בתנאים חלופיים, ניהול כוח אדם ושמירה על קשר עם לקוחות וספקים.
DRP הוא למעשה חלק מה- BCP, והשילוב ביניהם מספק מענה מקיף לתרחישי אסון שונים.
לסיכום
נוהל התאוששות מאסון הוא צורך עסקי בסיסי. הוא מספק את רשת הביטחון שתאפשר לעסק שלכם לעבור בשלום אירועים בלתי צפויים ולהבטיח את ההמשכיות והיציבות בטווח הארוך. השקיעו בבניית תוכנית מקיפה, תרגלו אותה באופן שוטף ועדכנו אותה בהתאם לשינויים בארגון ובסביבה העסקית. כך תוכלו להבטיח שהעסק שלכם ערוך היטב לכל תרחיש ויכול להתאושש במהירות ממשברים.
